Для современных фирм продуктивная рабочая среда является не менее важным фактором успеха, чем наем профессиональных кадров. Для достижения крупных бизнес-целей необходимо организовывать переговоры, обсуждать задачи с клиентами и партнерами, использовать методики мозгового штурма во время встреч коллектива.
Конференц-залы– это помещения, куда приходятся учредители, заказчики и сотрудники, чтобы поделиться своими идеями или принять участие в масштабных конференциях, симпозиумах и других деловых мероприятиях. Сегодня необязательно обустраивать подобные площадки в собственном офисе, ведь доступна аренда конференц-зала в Киеве, в центральном районе столицы, неподалеку от станции метро.
Критерии выбора переговорной комнаты
При подборе помещения важно, чтобы все участники мероприятия чувствовали себя комфортно и расслабленно. Во время поиска локации учитывайте следующие факторы:
- Размеры помещения. Площадь и число посадочных мест должны соответствовать предполагаемому количеству участников – организаторов и гостей. Как полупустая, так и слишком забитая людьми площадка создают не лучшее впечатление о событии.
- Освещение. Приветствуется наличие больших окон. Они зрительно расширяют пространство, позволяют избавиться от напряжения. Если в помещении сплошные стены, обязательно наличие ламп с опцией регуляции света.
- Шумоизоляция. При поиске помещения, где будут проходить закрытые собрания важно, чтобы при обсуждении планов на будущее и стратегий развития информация не покидал пределы комнаты, иначе ее могут использовать конкуренты. Звукоизоляция также гарантирует тишину на площадке, ведь посторонние звуки могут отвлекать.
- Люки вентиляционной системы, кондиционеры. Хорошо, если в помещении не будет жарко, ведь в условиях задухи человеческий мозг хуже работает. При первом осмотре помещения убедитесь, что там продумана вентиляция. Достигнуть оптимального температурного режима могут кондиционеры, управляемые с помощью пультов.
- Местоположение. Нужно принимать во внимание задачи конференции и место проживания участников. Для большого количества приезжих есть смысл заказывать аренду непосредственно в отеле, где они будут ночевать. Если это невозможно, необходимо продумать, как участники будут добираться к месту события. Хорошее решение – заказ транспорта. Когда большинство гостей из одного города, предпочтительна аренда переговорных в центре города, возле остановок общественного транспорта, станций метро.
Отдельно нужно сказать и о дизайне помещения. Если для творческих встреч подходят яркие помещения с экстравагантным оформлением и необычной мебелью, то для деловых переговоров подходят более элегантные и изысканные локации.
Оснащение конференц-зала
Чаще всего организаторы мероприятий хотят, чтобы в их распоряжении было следующее оборудование:
- Демонстрация презентаций. В последнее время вместо живых выступлений на собраниях используют мультимедийные материалы и презентации. Для их комфортного просмотра используют экраны, проекторы, телевизоры, интерактивные панели и т.д. при выборе нужно учитывать качество и вид контента.
- Звуковое оборудование. Благодаря усилению речи в течение всего мероприятия люди, располагающиеся в разных частях комнаты, могут слышать друг друга. От качества речи зависит не только взаимопонимания, но и общая обстановка, ведь если в зале постоянно будет стоять гул, а люди начнут выкрикивать свое мнение из зала, вряд ли можно будет достигнуть согласия. Качественное звуковое оснащение устраняет фоновый шум, усиливает речь, чтобы точно передать смысл сказанного.
- Маркерная доска. На ней можно описывать план развития, идеи для продвижения бизнеса или важные материалы конференции. Для отображения информации используют маркеры, которые в процессе использования не издают раздражающих звуков.
- Усиление речи. Для этих целей используют спикерфон – приспособление, предназначенное для передачи голосовых сообщений между участниками локального или удаленного мероприятия.
- Видеоконференции. Современная видеосвязь – безупречное качество картинки и звука, даже при медленном интернете. Профессиональное оборудование поддерживает подключение одновременно несколько поворотных камер, автонаведение камеры на того, кто говорит, возможность выведения в общий канал картинки с персонального компьютера.
Важно приехать за несколько часов до мероприятия и проверит исправность оборудования.
Кейтеринг на конференции
Часто программа делового мероприятия превышает несколько часов, а иногда растягивается на целый день. При таком раскладе потребуется обеденный перерыв или кофе-брейк. Популярный способ организации питания – кейтеринг, то есть, ресторан выездного обслуживания. Его без труда можно развернуть, а затем убрать. Распространенные форматы кейтеринга:
- Кофе-брейки – участникам встречи предлагают подкрепиться чашкой кофе или чая. Из закуски – бутерброды, выпечка, десерты.
- Фуршет – на столах выставляют горячие и холодные закуски, нарезки, десерты, разные угощения. Приглашенные могут брать то, что им нравится, и передвигаться по площадке.
- Банкет – его, как правило, организовывают по окончанию мероприятия для важных гостей. Мероприятие происходит в красиво оформленной обстановке с солидным меню. У каждого гостя есть свое место, блюдо приносят официанты.
Начинать поиски помещения необходимо за несколько дней до запланированной даты конференции. Так больше вероятность забронировать площадку, которая соответствует всем потребностям. Для начал можно просмотреть фото на сайте, задать менеджеру все интересующие вопросы, а потом обязательно лично приехать и все проверить.
В Киеве солидный выбор конференц-залов и различных бизнес-площадок. Помните, что если место проведение мероприятия будет выбрано неправильно, встреча может пойти не так, как вы планировали или придется ее вовсе отменить. От осознанного выбора локации зависит не только возможность обеспечить технические условия, но и престиж конференции.
